Fiziki evrak ile UYAP evrakı çelişirse hangisi esas alınır?
Fiziki evrak ile UYAP evrakı arasında fark varsa kalem tek başına “biri geçersiz” kabul etmemelidir. Önce çelişkinin ne olduğu belirlenir: tarih, imza, ek, sayfa eksikliği veya yanlış dosya kaydı farklı işlem gerektirir.
Kontrol listesi
- UYAP evrak kayıt tarihi ve fiziki evrak havale tarihi karşılaştırılır.
- Elektronik imza veya fiziki imza kontrol edilir.
- Eklerin tamamı var mı bakılır.
- Evrak doğru dosyaya mı kaydedilmiş incelenir.
- Çelişki tutanak veya notla görünür hâle getirilip dosya yetkilisine sunulur.
Özellikle süreye bağlı dilekçelerde kayıt tarihi kritik olduğu için kalem kendi yorumuyla tarih değiştirmemelidir.
Uygulamada ayrıntı
Çelişki önce sınıflandırılmalıdır. Evrak içeriği aynı ama ekleri eksik olabilir; UYAP’ta dilekçe var ama fiziki imza bulunmayabilir; fiziki evrakta tarih farklı, UYAP kaydında geliş tarihi farklı görünebilir. Her durumun çözümü aynı değildir.
Elektronik imzalı evrakta UYAP kaydı ve e-imza doğrulaması önemlidir. Fiziki evrakta ise havale, mühür, imza ve teslim tarihi kontrol edilir. Eğer iki nüsha arasında içerik farkı varsa kalem hangi metnin esas alınacağını kendisi belirlememeli; durumu tutanak, açıklama veya üst yazıyla dosya yetkilisine sunmalıdır.
Süreli işlemlerde özellikle dikkat gerekir. İstinaf, temyiz, itiraz, cevap dilekçesi veya delil bildirme gibi süreye bağlı evraklarda kayıt tarihinin yanlış yorumlanması taraf hakkını etkileyebilir. Bu nedenle işlem geçmişi ve teslim bilgisi korunmalıdır.