Müzekkere cevabı yanlış dosyaya geldiyse ne yapılır?
Müzekkere cevaplarında yanlış dosya kaydı sık görülür. Cevap yazısı doğru mahkemeye gelmiş olabilir ama esas numarası, taraf adı veya müzekkere tarihi farklı dosyaya ait olabilir.
Kalem kontrolü
- Cevap yazısındaki esas numarası ve taraf adı okunur.
- Hangi müzekkereye cevap olduğu UYAP giden evrak üzerinden bulunur.
- Yanlış dosyaya kayıt yapılmışsa açıklama notu bırakılır.
- Evrak doğru dosyaya aktarılır veya ilgili mahkemeye gönderilir.
- Doğru dosyada müzekkere cevabı geldi olarak takip kapatılır.
Müzekkere cevabı yanlış dosyada kalırsa ara karar yerine getirilmemiş gibi görünebilir. Bu nedenle takip ekranı da kontrol edilmelidir.
Uygulamada ayrıntı
Müzekkere cevabı çoğu zaman kurum tarafından mahkeme adı veya esas numarası hatalı yazılarak gönderilir. Kalem cevap içeriğindeki kişi, taşınmaz, banka, SGK, emniyet veya nüfus bilgilerini dosyadaki talep ile eşleştirmelidir. Sadece üst başlıktaki esas numarasına bakmak yanlış sonuca götürebilir.
UYAP’ta giden müzekkere evrakı açılıp cevapla tarih, kurum ve konu bakımından karşılaştırılır. Cevap doğru müzekkereye aitse ilgili dosyada müzekkere cevabı geldi olarak takip kapatılır. Yanlış dosyada ise açıklama bırakılır ve evrak doğru dosyaya aktarılır veya üst yazıyla gönderilir.
Kurum cevabı kişisel veri içeriyorsa yanlış dosyada uzun süre görünür kalması ayrı risk doğurur. Bu nedenle düzeltme hızlı yapılmalı, gerekiyorsa erişim ve evrak bağlantısı yazı işleri müdürü kontrolünde düzenlenmelidir.