Yanlış dosyaya gelen evrak nasıl düzeltilir?
Yanlış dosyaya gelen evrakta temel amaç, evrakın geliş tarihini kaybettirmeden doğru dosyaya aktarılmasıdır. Kalem evrakı silmeye veya görünmez hâle getirmeye çalışmamalıdır.
Pratik işlem
- Evrakın gerçekten yanlış dosyaya ait olduğu kontrol edilir.
- Dilekçedeki taraf, mahkeme ve esas numarası karşılaştırılır.
- Yanlış dosyada açıklayıcı kayıt veya not bırakılır.
- Evrak doğru dosyaya aktarılır ya da üst yazıyla ilgili birime gönderilir.
- Gerekirse yazı işleri müdürü veya hâkim bilgilendirilir.
Yanlış kayıt düzeltmesi yapılırken evrakın ilk geliş tarihi korunmalıdır; özellikle süreli işlemlerde bu tarih önemlidir.
Her adım denetlenebilir olmalıdır.
Uygulamada ayrıntı
Yanlış dosyaya gelen evrakta ilk yapılacak iş evrakı silmek değildir. UYAP kayıtları denetlenebilir kalmalıdır. Dilekçenin üzerindeki mahkeme adı, esas numarası, taraf adları ve varsa barkod bilgisi karşılaştırılır. Yanlışlık yalnızca esas numarasında mı, yoksa mahkeme türünde mi olduğu belirlenir.
Doğru dosya aynı mahkemede ise aktarım veya yeniden kayıt yöntemi mahkeme içi uygulamaya göre yapılır. Doğru dosya başka mahkemede ise üst yazıyla gönderme daha güvenli olabilir. Her iki durumda da yanlış dosyada evrakın neden işlem dışı bırakıldığı veya nereye gönderildiği açık görünmelidir.
Yanlış dosyaya gelen evrak süreli bir dilekçe ise geliş tarihi ayrıca korunmalıdır. Evrak doğru dosyaya geç aktarıldı diye tarafın süresi kaçmış gibi işlem yapılmaması için açıklama notu önemlidir.